什么是电子邮件（浅谈企业中电子邮件(E-Mail)沟通的重要性）

一、电子邮件(E-Mail)定义：

电子邮件是一种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。通过网络的电子邮件系统，用户可以以非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担网费）、非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何指定的目的地），与世界上任何一个角落的网络用户联系。

电子邮件可以是文字、图像、声音等多种形式。同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并轻松实现轻松的信息搜索。电子邮件的存在极大地方便了人与人之间的沟通与交流，促进了社会的发展。

二、邮件软件与聊天软件的区别

聊天软件，核心在「聊」，对应的是「说」；

邮件软件，核心在「信」，对应的是「写」。

三、电子邮件是提升管理水平的一个重要表现。而管理的提升，对于公司全体都有好处。

(一)对中层管理者的好处

中层管理者，最怕背锅。做事都有风险，尽管有时风险很低。出了事总要有人背锅，邮件能明确到底是谁的责任。

(1)电子邮件的第一特性，是留下中心化的记录来规避风险。哪怕是企业里面没有人用邮件，但是“邮件思维”，也一定要带上。

(2)电子邮件的第二个特性：邮件记录几乎无法篡改。

所以邮件证据，在职场当中可是神兵利器。职场打架可不是街头骂架，要有真凭实据。

(3)电子邮件第三个特性，就是搜索起来特别快。

聊天软件的证据往往分散在不同的沟通对接过程中，截图都累死人。截图之后还要梳理顺序，找到逻辑，万一对方说你截图不全，断章取义，又要回去补充一番

只有电子邮件，才能立马呈现所有证据，以主题查看也行，以关键词搜索也行，以时间陈列也行，明明白白，清清楚楚，高度聚合，撒谎无所遁形。

(4)电子邮件第四个特性，就是哪怕是对方不承认，说自己没看到，也不怕。

这就涉及到邮件产生的职场潜规则：只要邮件发了，默认就是收到了、看到了。

因为邮件不像聊天，没有大量不相关信息干扰。一封邮件就是一个主题，清清楚楚在那里。

职场人士如果不查看工作邮件，基本相当于不上班，这个责任是逃不掉的。

这也让常见的「群里信息太多没看到就是不知道」的甩锅手法失效。

国外企业也有企业级的聊天工具，比如slack，但是重要的事情，依然是走邮件，就是为了留下清晰而且可以快速查询的证据。

不一定是为了挖坑，但肯定是可以保护自己嘛，职场如战场，被漫天乱飞的流矢射中的人太多了。

如果说留证据是被动型防守，那邮件的「抄送」功能，就是带有主动性质的战术布局。

(5)电子邮件的第五个特性，有个聊天工具很难做到的点，就是抄送。

在聊天工具里面让大家来围观，那要各种拉人，很麻烦。而且拉一堆人进来看你们两吵架，谁都没这个好心情。你句句觉得自己说得好有道理，但在外人看来，你们就是在吵架，谁也不是好东西。

而邮件，根本无需拉群，就能抄送一群人，你的领导，对方的领导，隔壁业务相关的同事，都行。围观的力量，有时候是很强大的。

「抄送」功能，用大白话来说就是告诉对方：这事不需要你负责，不需要你动手，但请你知悉，麻烦你做个见证。

【工作做得好，抄送要抄巧，工作要出彩，抄送不能甩】

(6)电子邮件的第六个特性：如果说抄送功能还显得光明正大，双方都能看到抄送了谁，那电子邮件的第六个特性，就堪称是职场暗器，那就是「密件抄送（密送）」。

因为对方看不到，你牵连进来了多少人。

如果以为没有大领导看着，就敢胡说八道，满嘴跑火车，却不知道对方早已把电子邮件密送给了大老板，到头来搬起石头砸自己的脚。

(二)对基层的好处

在国内，对效率的极致追求，对规范管理的刻意弱化，其实是管理者故意为之，让他们可以更好的控制员工。

电子邮件，利于员工；网上聊天，利于管理者。

电子邮件对员工的好处，第一个层面，在于时间的把控。

很多时候电子邮件不需要立马处理，可以形成一个缓冲空间，对整块工作的时间进行保护。这其实很重要。

现在绝大部分的工作，要做到出彩，都需要精心创造或者深入思考。这时候，最怕的，是被打断。

一个你原本擅长的事情，在执行过程中被不断打断，你会崩溃，然后发火，最后摆烂。

电子邮件形成的缓冲空间，对整块工作时间进行保护，信息收到了，任务在那儿了，自己慢慢来处理。

这不是降低工作效率，反而是形成了一个类似于课表的制度，不用随时在群里面回复“收到“，也不用被聊天提示音弄得精神紧张。

没有频繁的打扰，一个更适合员工高效率输出的时间缓冲层就形成了，本质上更有利于整体效率的提高。

而对于管理者来说，这就很不舒服，没了自己说个话里面有人捧场的快乐，没有“收到收到收到、鼓掌鼓掌鼓掌”的及时反馈，一呼百应、身边人都围着自己打转的装X质感就消失了，体验很不好。

第二个层面，是能明确工作和生活的界限。

大部分人的聊天工具都是亲戚、朋友、发小在，领导、同事也在，很混搭；

而电子邮件，尤其是公司邮件，那就是清一色的同事关系，来的都是活儿，发的都是事儿。

聊天工具里面晚上来信息，可能是女朋友想要宵夜了，男朋友想要约电影了，更可怕的是，同事突然甩文件了，领导突然要召唤了。

很多人，都被聊天工具提示音弄得神经衰弱了，怕的就是这个。

而电子邮件，随便堆，随便发，反正第二天上班再处理，就没了连环夺命的感觉。

第三个层面，是沟通效率问题。

聊天工具承载聊天，轻松自如，一般也不会长篇大论，除非是要写分手感言的时候。

这样轻松的环境必然导致信息密度低，一件事儿，往返发个几条十几条信息搭配五六条语音，很正常。

而电子邮件，因为正式，所以表述更加完整，事情讲的更清楚。

罗列事情的起因经过结果，讲清楚一二三四五六，还能套表格插图片，更适合工作上的复杂对接。

表述更完整，也要求表述的时候就想明白。

对于管理者来说，就没办法边聊边完善想法了，那种开两小时会就为了帮领导理思路的场景就消失了。

很多时候，企业的管理，都是通过对人力资源的滥用（各种没有意义的会议以及加班），来掩盖战略上的懒惰。

对电子邮件的忽视往往是从上而下的，正是为了掩盖这样的滥用。

当然，这里还有历史惯性的因素，很多公司从小做到大，早期的聊天思维可以支撑起工作的复杂性，等到体量大了部门林立了对接麻烦了，也不想改。

这就是在工作模式上退化了，至少，是不匹配了。

(三)对高层的好处

邮件思维的本质是公开化的，有纪录的，甚至大老板有需求可以绕过管理层直接查询，这就破坏掉了信息垄断带来的优势。

而聊天工具是收窄的，可以强化管理层的信息垄断，流水的员工铁打的经理嘛，这种对信息的集中掌控更能加强管理者的权威。

职场里面大家经常有疑问，为什么领导不把话说明白？

因为，不想说明白，不能说明白，不敢说明白。

说明白了，对员工最爽；不说明白，对领导最爽，也最安全最稳固。

邮件思维，侧重明明白白；

聊天思维，喜欢模模糊糊。

其实细看就知道，真正的公司大老板，特别喜欢发公开信，细致打磨后一次写清楚，这就是邮件思维；

而中层和基层管理者，他们的利益不完全对标公司利益，才更青睐可以构建信息护城河的聊天思维。

所以不论面子还是里子，管理者都是讨厌员工用电子邮件的。

明面上，说的是效率问题。但里子里，其实是职权问题和信息差问题。

一名公司高层，面临的盘子更大，领域更多，要思考的事情也更多。如果一味通过聊天来获取信息，效率非常低，而且难以抓住重点。

用聊天来获取信息，效率非常低。很多人在用聊天表达的时候，抓不住重点，绕一大圈也不知道在说什么，非常浪费时间。而通过书写来表达，非常容易剔除无用信息，抓住重点。

用聊天来获取信息，还是要依靠大脑来进行记忆和整理，最终导致记住了小部分，忘记了大部分，或者只注意到自己关注的部分，忽略了很多其他东西。而通过文字来获取信息，可以促使更加全面的信息获取，更方便进行整理、归类、摘录、索引。

所以真正高效的高管，最应该抛弃充斥大量垃圾信息、无用信息、低密度信息的聊天方式来进行管理，而改用集中、高效、精准、打破信息壁垒的电子邮件方式来进行重要沟通。

当然，也不能完全只依靠一种方式，在电子邮件、报告、汇报等正式方式之外，也要从聊天、面谈、现场走动、调查统计甚至小道八卦等各种方式途径获取信息，所谓兼听则明。

四、总结

电子邮件对上上下下都好，但之所以在国内很少人用，主要是以下几种原因：

第一是因为习惯原因。

不想改变自己的习惯，包括思维习惯、沟通习惯、聊天习惯。但是管理的提升，必然带来改变。如果永远不想改变，那就永远在原地踏步，甚至退步。

第二是因为抗拒学习。

电子邮件的收取、发送、抄送、密送、归类，虽然操作起来非常简单，比用微信还简单，但无论如何简单，都还要学点新东西，哪怕只有3分钟，也要学新东西。而很多人对于学习新东西这件事情极其抗拒，所以导致很多人抗拒使用。

第三是因为抗拒动脑。

听说读写，最简单最不费力是听，其次是说，再次是读，最困难是写。书写是最高层次的表达，需要认真、仔细、全盘思考。

很多人非常抗拒动脑子的事情，最喜欢轻松的听和说。但是听说是最低效的沟通，信息密度极低，信息丢失巨大，随着事件的复杂度、时间跨度增加，这种方式完全不能支撑。所以必须进化到读写这个层次，这是必然的趋势。

要想提升自己的职场价值，要想拓展自己的未来道路，要想提升公司的管理水平，要想达成良好的企业治理，电子邮件这个工具，或者说邮件思维，是优秀个人和企业必备的配置。